Doanh nghiệp có hai giai đoạn để thực hiện chuyển đổi sang online để sống sót, trong đó, giai đoạn đầu tiên cần thực sự nhanh, linh hoạt và đúng đắn.
Vài năm trở lại đây, xu hướng tiêu dùng online ngày càng trở nên phổ biến tại Việt Nam. Điều đó thúc đẩy các doanh nghiệp chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh và phân phối. Nhưng nó chưa thực sự là sức ép lớn.
Khi dịch Covid-19 xảy ra, việc đi lại và tụ tập đông người bị hạn chế. Hàng loạt doanh nghiệp trong các lĩnh vực từng tăng trưởng mạnh mẽ trước đây như bán lẻ, F&B, du lịch, hàng không… rơi vào tình trạng khó khăn chưa từng thấy.
Đặc biệt, từ ngày1/4/2020, Thủ tướng Chính Phủ ra chỉ thị cách ly toàn xã hội, các doanh nghiệp thực hiện biện pháp làm việc tại nhà. Lúc này việc ứng dụng công nghệ, chuyển sang làm việc online trở thành giải pháp duy nhất.
Chỉ có điều, những doanh nghiệp chưa “thức thời” sẽ không kịp xoay xở, hoạt động bình thường bị dừng đột ngột. Hoặc không, cũng đang loay hoay tìm giải pháp, nhìn đối thủ vượt qua đầu.
Vậy việc chuyển đổi sang online như thế nào để đúng và trúng?
Quy trình làm việc online sẽ khác với truyền thống
Ông Tuấn Nguyễn, Phó Tổng GĐ VCCorp, Giám đốc BizFly – đơn vị cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho rằng, những người đứng đầu doanh nghiệp cần tư duy thay đổi lại quy trình hoạt động của công ty bởi quy trình làm việc trên online sẽ khác khá nhiều so với quy trình truyền thống mà họ từng làm.
Tiếp đến, doanh nghiệp cần biết những giải pháp cụ thể cũng như vấn đề nhân sự vận hành những giải pháp đó.
Một thực tế không thể phủ nhận, là có những doanh nghiệp không biết cần chuyển đổi sang online như thế nào, hoặc chưa nắm được giải pháp online nào phù hợp. Trong thời điểm dịch Covid-19 đang diễn biến rất phức tạp, việc chuyển đổi, linh hoạt cách thức hoạt động, sản xuất kinh doanh là vô cùng gấp. Nếu doanh nghiệp tự làm, tự mày mò rất tốn thời gian.
Lúc này, lựa chọn một đơn vị chuyên về giải pháp vận hành online sẽ có thể tháo gỡ được.
Theo Giám đốc của Bizfly, cần chia rõ ra hai giai đoạn gồm ngắn hạn và dài hạn. Trong thời gian ngắn hạn, yếu tố về tốc độ, chuyển đổi nhanh, ứng dụng ngay cần ưu tiên hàng đầu. Có thể, việc chuyển đổi sẽ không hoàn chỉnh theo như ý muốn nhưng sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc không làm gì cả, chấp nhận để doanh nghiệp sụp đổ.
Ở giai đoạn sau khi dịch Covid-19 kết thúc thì những giải pháp mang tính chất lâu dài để đảm bảo bộ máy, quy trình chặt chẽ và tối ưu hơn.
Quản lý nhân viên theo kết quả công việc
Khi chuyển sang mô hình và chế độ làm việc online nhiều hơn thì việc đưa hoạt động vào khuôn khổ không thể trong ngày 1 ngày 2. Thay vì cố quản lý nhân viên theo mức độ tự giác, ông Tuấn cho rằng, doanh nghiệp hãy chuyển sang quản lý theo kết quả công việc cuối cùng.
Có thể áp dụng phương thức quản lý khác như giao thêm việc. Bình thường khi làm việc tập trung, một nhân sự có chừng 10 việc/ngày, thì khi làm việc từ xa, có thể giao 12-15 việc/ngày. Nếu họ chỉ đạt 80-90% khối lượng đề ra thì điều đó đã đạt mức 10 việc như thông thường.
Ngoài ra, chủ doanh nghiệp có thể áp dụng cách yêu cầu báo cáo nhanh về tiến độ công việc vào mỗi sáng sớm, cuối ngày cũng tổng kết lại kết quả triển khai. Khi mỗi ngày đều thực hiện kế hoạch đã vạch ra như vậy thì dần dần hiệu quả công việc sẽ tốt hơn.
Một vài ứng dụng như Discord được một số bên sử dụng để xem người dùng có đang ngồi máy tính hay không. Tuy nhiên, quản lý về công việc vẫn là hiệu quả nhất.
Chuyển đổi số trong “bão” Covid-19
“Doanh nghiệp vượt “bão” Covid-19 cần chuyển đổi số nhanh nhưng phải đúng và trúng” – Giám đốc Bizfly nhấn mạnh – “Tôi nghĩ rằng, nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị sẵn sàng mà hùa theo số đông có thể sẽ nhanh chết hơn”.
Đang là giai đoạn khó khăn, nhưng nếu nhìn lại, đó cũng là một cơ hội. Một vài vị trí tuyển dụng đặc thù vốn rất ít người, lại yêu cầu như làm fulltime trong giờ hành chính nên càng khó tuyển. Trong giai đoạn làm việc từ xa, thì cơ hội tuyển dụng cao hơn.
Một công ty ở Hà Nội có thể tuyển được người ở Sài Gòn, Cà Mau, Đà Nẵng… thậm chí ở nước ngoài như Mỹ, Singapore, khi có phương thức quản lý online tốt hơn.
Nếu nhìn ở hướng tích cực, thì đây cũng là cơ hội cho người lao động cũng không cần thay đổi nơi cư trú mà vẫn có thể nhận được công việc tốt khi làm việc từ xa trong mùa dịch.
Đặc biệt, đây là cơ hội của những công ty cung cấp giải pháp chuyển đổi số như Bizfly. Ông Tuấn Nguyễn cho biết, ngoài Chatbot, Bizfly đã xây dựng các ứng dụng về khai thác quản lý dữ liệu khách hàng như CRM hay các ứng dụng marketing tự động như email automation…
Theo đó, nhiều doanh nghiệp bị ảnh hưởng doanh thu bởi dịch Covid-19 có thể mở CRM để phân tích, khai thác khách hàng trước đây, duy trì mối quan hệ với họ và gia tăng sức mua của khách hàng cũ, giữ doanh thu ổn định.
Đồng thời với các quy trình tự động được thiết lập, sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được các chi phí về nhân sự đáng kể, đồng thời nâng cao được năng lực cũng như chất lượng phục vụ.
“Việc tìm kiếm giải pháp chuyển đổi online là xu thế và việc tận dụng thời cơ trong nguy cơ dịch Covid-19 sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại cách vận hành bộ máy, cũng như tìm kiếm giải pháp mới để nâng cao năng suất làm của công ty, ít nhất là trong giai đoạn ngắn hạn đầu tiên duy trì hoạt động” – Ông Tuấn khẳng định.
